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誰も教えてくれない計画するスキル 芝本秀徳

成果を生み出す3つの方法論

1.プロセスデザイン

企業やプロジェクトは何らかの製品なり、成果なりのアプトプット
を生み出すために存在している。
ヒト・モノ・カネ・技術・情報・時間といった経営資源をインプット
して、日々の活動のなかで付加価値を足していって、最終的に
アウトプットされる。インプットをアプトプットに変換するプロセス
の質が成果の良し悪しするわけです。プロセスをうまく設計して
より良いアウトプットを生み出そうというのがプロセスデザインの
考え方です。

2.ファシリテーション

ファシリテーションは会議の進行だけでなく、戦略の策定、組織
の改革を進めたりするとき、必要となるのが腹を割って議論し、
共通認識を確立して、実行へのコミットメントを引き出す。

3.マネジメントエンジニアリング

経営工学です。工学とは経験や分析から、こうすればうまくいく
可能性が高い方法を体系化したものです。

プロセスとはインプットをアウトプットへ変換するものです。
仕事の仕方をプロセスとして設計することで再現性が高まる。
成果を生み出すためのプロセスを知り、それを更に洗練していく
ことで、人も企業も実行力が高まっています。
ビジネス活動のすべてプロセスでつながってます。

市場や顧客の要求を分析するプロセス。要求を仕様化する
プロセス。それを設計するプロセスなどです。
数あるプロセスの実行をうまく実行するためのベースとなる
のが計画のプロセスである。

①計画の目的を理解する

②計画プロセスの全体を理解する

全体を知らなければ、パーツの位置づけや意味が
わかりません。物事を学ぶとき、物事を把握するときは
全体の把握するのが鉄則です。

③成果物の役割と作成のタイミングを知る。

計画とは段階的に進んでいくもので、それぞれの段階
が果たす役割があり、役割ごとにふさわしい成果物がある。
プロセスの全体像とはストーリーです。こうすればこうなる
という全体像のなかで、それぞれの成果物がどのような
働きを持っているのか理解します。

④成果物を作れるようになる。

全体像を理解し、どういうテクニックがあるかを知ったら
あとは実際に作ってみることである。

1.計画の目的

計画とはルートである。カーナビである。
ルートは参考するものです。言い方を変えると現実との
比較をするものです。計画とは常に見直す必要がある。

何のために計画はあるのでしょうか。
実現の可能性がわかるということである。
きちんとプロセスを踏んで、機能する計画にすると実現
の可能性があるのかないのか検証できる。
もう一つは迷いなく行動へ移れる。いま何をすべきか
次に何をすべきなのかに迷うことがなく行動に移せる。

計画はコミュニケーションをしながら作るもの。
プロジェクト成功のキーは共通認識の確立と維持です。

ルート(計画)があるから再探索できる。

2.計画プロセスの全体像

プロジェクトとは?
独自のプロダクト、サービス、所産を創造するために実施
される有期性のある業務。

やったことがないことを、何が起こるかわからないのに計画
して、予定通りのモノ(コト)を期限までにつくる(達成)する
こと。

プロジェクト3つの特徴

①独自性 繰り返しはない。

②有期性始まりがあって終わりがある

③決められたスコープ やらないといけないことが決まっている。

不確実性そのものを小さくするアプローチ。
プロジェクトマネジメントのプロセスを整備し、それを組織的に標準化
していく、組織の成熟度を上げていく。
わかっていることで計画を立てる。もう一つは衝撃に備える。

戦略⇒プロジェクト⇒プロセス⇒アクティビティ

戦略とはやりたいことであり、それを実現するためのプロジェクト
である。戦略がプロジェクトを規定する。戦略を実行に翻訳する
プロセスである。

プロジェクトには3つの流れがある。
プロジェクト指揮、プロジェクトマネジメント、プロジェクト実行

プロジェクト指揮とは組織の戦略を受け、プロジェクトに対して
要求を出すこと。それにより、ヒト・モノ・カネなど資源を確保
します。プロジェクトリーダーの任命。

プロジェクトマネジメントはプロジェクト指揮から要求を受け
それを計画に落とし込み、実行プロセスをマネジメントする
役割を持つ。プロジェクトマネジメントのプロセスは多くの場合
フェーズ(局面、段階)に分割されます。プロジェクト指揮は
プロジェクトの現状把握と軌道修正を行います。

3つ目の流れであるプロジェクト実行プロセス。商品を企画
したり、設計したり、製作したりといった実際に作業を行う
プロセスである。

プロセスは立ち上げ⇒段どる(計画)⇒実行・監視・コントロール
⇒振り返る(終結)

計画とは立ち上げと段どるです。

計画の7つのステップ

1.要求理解 何が求められているか

2.プロジェクト定義 何をするのか

3.成果物の定義 何を作るのか

4.マイルストーン定義 いつまでに、どこまで終わらせるのか

5.プロセス設計 どのように進めるのか

6.スケジュール化 何をいつするのか

7.タスク分解 どんな作業があるのか

1~7まで直線的に進めるのではなく、いったりきたりする。

・ゴールを明確にする 

要求理解とプロジェクト定義

ゴールがなければ計画の立てようがない。
真っ先にゴールのイメージを共有する。

要求(WHY)~したい

仕様(WHAT)~できること

指示・作業(Order/Activity)~する。~してください。

オーナーの要求を整理する6Rブランク

状況(いま何が起きているのか)

問題意識(その状況をどう捉えているのか)

要求(どんなアプローチで解決するのか)

⇒なぜその解決策なの?意図、裏付け、仮説

今回は何をすればいいの 今回のスコープ

どんな成果を見込んでいるの 期待する成果

・プロジェクト定義で重要なのは戦略とのつながりを切らないことである。

プロジェクトの使命 このプロジェクトで何をするのか

ビジネスの目的 戦略とプロジェクトをつなぐ機能。

プロジェクトの目標 どうなれば成功したといえるのか。

チームメンバー 

プロジェクトリーダー

必要なマイルストーン、時間

課題ログをそれぞれ記録しておく。
技術的に不明な点がある。スキルをもったメンバーが足りない。
インプットする情報が足りない。

・成果物とマイルストーンの定義

計画を立てる時の鉄則は段階的詳細化
いきなり細かく立てても意味はない。

ざっくりと全体の工程をつかむためにはプロジェクトで作らなければ
ならない成果物のイメージを明確にする必要がある。
何を作らないといけないのか、それはどれくらいのボリュームなのか
わからなければざっくりとマイルストーンを置けない。

成果物ではWBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)時間軸で分解する。
計画段階⇒要件段階⇒設計段階⇒実装段階
成果物を分解するというのが本来のWBSです。
何をアウトプットとして出さなければならないのかということ明確にしなければ
ならない。何を作るかというアウトプットが明確になればどんな作業が必要か
自然に見えてくる。

成果物で考えにくい場合は、作業した結果生み出されるものは何かを
考えてみてください。プロジェクトに対する要求には市場分析、利益の
シミュレーションなど、それらの作業の結果何が生み出されたか。

成果物のWBSというのは、モノを分解する思考。
そこに動き、アクションの要素はない。静的なモデルです。

機能する計画を立てるためには、静的な視点と動的な視点2つが
必要です。2つの点を行き来しながら、徐々に精度を高めていく。

マイルストーンは一里塚ですから、プロジェクトの推移、進捗の
チェックポイントを決めておいて、プロジェクトが順調に進んで
いるか、それとも遅れているか、期待する成果を出せそうかどうか
確認をする。

・プロセスを設計する

プロセス設計とはプロセスのつながりを見える化することです。
プロセスとはインプット⇒プロセス⇒アウトプットの連鎖。
リソースをインプットして加工、変換して、付加価値をつけて
アウトプットする関係をいいます。最終的な顧客価値につながります。

プロセス・フロー・ダイアグラムの利点(フローチャート)

①特別な知識がなくても理解できる

②シミュレーションできる

③変更が容易になる

④影響範囲が見える

シミュレーション、検証、変更ができるというのは
プロジェクトの計画を立てる時に実行中でも非常に
大きな強みになる。

問題はまず大きく分割する。Ex.カレーライスはルーとごはんで
できている。

分析とは、目的に役立つように事実を明らかにすることと定義する。
分析のあとの戦略を考えるプロセスに役立つような事実を集める
こと、それが分析である。

分割と階層化がプロセスフォーダイアグラムの要点である。

プロセス設計のプロセス

①成果物からタスクを発想する

②タスクをグルーピングする。

③各グループの入力と出力を定義する

④入力と出力の関係でつなぐ

⑤下位プロセスを設計する

・プロセスをスケジュール化する。

段階的な詳細化がキーになる。

プロセス全体をざっくりとフェーズに分割する

最終成果物から逆算する。

・プロセスをタスク化する タスク分解

計画とは一つのストーリーである。



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