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頭のいい人のコミュニケーション仕事術 佐藤孝幸

1.相手の欲していることをつかめば、仕事は一気にはかどる。

・すべては相手をヒアリングすることからはじまる。
売れる人は相手の満足をつかむのがうまく。売れない人は相手の満足をつかめていない。
 相手の欲していることをつかむことが大切になる。

・ヒアリング上手になるには
 ①相手の状況をよく知っておく。
 ②こちらの本音を最初に言う。
 ③質問で思い込みのワナを排除する。

・自分に興味を示さない相手に人は多くを語らない。
①の相手の状況をよく知っておく。相手に話してあげたいと思ってもらえる。
本当に聞き出したいことが聞き出せる。事前に相手のことを知っていれば
相手の話を聞きながら何を欲しているのか、どうした選択がベストなのか
見えやすくなる。事前に相手のことを調べ知っておくことで主導権を握る
ことができる。

・最初にこちらの本音を言うことで相手も話しやすくなる。
建前の話だけでは前に進めない。

・自分に必要な情報は何かを考える。

・どんどん質問して思い込みのワナをはずせ。
気になることを次々質問することで、自分の思い込みがはずれ、相手の本当に
欲していることが見えてくる。自分の知識や経験による思い込みを排除できる。

相手が本当に欲していることを見極めたうえで、自分にできることを考え、仕事へ
結び付けていける。そのことで相手の満足を得られる。次の仕事へ結びつく。

2.7倍の余裕が仕事の効率を上げる鍵だった。

実際の作業時間と納期までの時間が1:7の関係になるように仕事の段取りを
組む。今日中にできると思った仕事でも1週間後にする。1か月後に提出して
くださいといわれたならば実働22日を7で割る。そうすると3~4日で処理する
必要がある。実際に3~4でできると判断したのなら受ける。

余裕がないと段取りよく仕事を進めていくことはできない。

好印象のポイントは納期前の提出。

余裕をもつのはあくまでリスク回避のため。

・仕事も即日着手しスピードをもって処理していく。

どんな仕事であれ即日着手する。
納期が3日あるから3日かけて処理するのではなくすぐやる。
覚えているうちにやる方が効率がいい。思い出すのに時間がかかる。

・すぐやるで見通しの立った仕事ができるようになる。
 すぐやると段取りを把握できる。やってみて骨の折れる仕事ということは多々ある。

・実際にやってみて、処理のために必要な材料が見えてくる。

即日着手することでいまやっている仕事に全力で取り組むことができる。
先延ばしにしていてはどこか気になってしまう。

7倍の時間には一度寝かせる。そして見直すという時間も含まれている。
それがいい仕事になる。

7倍の余裕で得られるメリット
①割り込み案件が発生してもきちんと対応できる
②納期前に提出すれば、相手の印象もよくなる。
③仕事を一度寝かせて、見直す時期がとれる
④不慮の事態が発生してもパニックにならない。
⑤仕事に予想以上に手間取ってもあせらない。

・早く片付けるを常に意識する

かけた時間と結果は比例しない。

・案件によっては時間をかけたほうがいい仕事もある。
大きな仕事は慎重にする。

交渉やクレーム処理など相手の動きを見ながら進めていかなければ
ならないものや、経営にかかわってくるような大きな案件について
あまり早く進めていくのはいかがなものか。

相手の状況次第では何もしない方がいい場合もある。

・リスクを洗い出す余裕の有無が仕事の出来を決める。

リスクを洗い出し、その対処法を事前に考えておく。

3.仕事の優先順位を決めるライブとレコーディング

・レコーディングの仕事よりライブの仕事を優先する
 ライブとは日程が決まっていて動かせないもの。レコーディングとは伸ばそう
 と思えば伸ばせるもの。

動かせないものを優先する。会議、法廷、講演など。

ライブの仕事は自分では調整できないもの。
期日が決まっているもの。
自分の都合で変更できないもの。
ライブの仕事の準備

レコーディングの仕事は自分で調整できるもの。
期日が決まっていないもの。
決まっていても自分の都合で変更可能なもの。

仕事が次々ふってきたら、分量の軽いものからこなしていく。
それでもできない場合は、どのようなスケジュールならできるか
具体的に伝える。それでもダメならできる人を紹介するなどする。

・納期が遅れる時は余裕を持って日程をずらしてもらう。

・相手のスケジュールを考慮してこちらの段取りを決める。
 心配りの積み重ねが高い評価になる。

ミスが起こるのはだいたい視野が狭くなっている時である。
何かに着手するときは雑談をするなど、一呼吸置くことが重要である。

4.断った方がいい仕事もある

・自分の能力を超えた仕事は断る

自分や会社にとってマイナスとなる仕事はできるだけ断っていい。

難しくてもできる仕事は受ける。

・欲張りな人とは仕事はしない。

相手と信頼関係が築けなくてはいい仕事はできない。

お金をごねる人とは仕事をしない。

・信頼関係を築けない相手とは去っても追う必要はない。

信頼されていなければ努力も無駄になる。

・一見さんよりつきあいのあるお客様を大切にする。

・お金の話は一番最初にしておく。

・金額は最初は厳しくあとは緩く。

・いい関係のうちに最悪な事態への対処法を共有しておく。

5.仕事のスピードを上げる前例活用法

・どんな仕事でもまず前例にならうことからはじめる

過去の見本に頼って時間を効率化する。

過去の書類には自分の今抱えている問題解消につながるヒントが満載である。

型があればあとはそれに従っていくだけ。

・前例から何を読み取ればいいのか。

人間は思い込みによって失敗してしまう。

複数の前例をあたり違いに気がつくことである。
違いがわかれば共通するところはパッパとこなし、違うところに時間を
かける。仕事をスピーディーに処理するにはまず前例を当たることである。

前例と今回との違いをしっかり意識すること。

・経験者から教えてもらうが100%信用しないこと。
 本当だろうか、足らない情報はないだろうか考えながら聞く姿勢が大切。

・人に聞かないとわからないことはある。だけど、自分である程度リサーチしてみて
 それでもわからないことを教えてもらう。

・仕事に役立つ情報収集のコツとは

情報は多角的にみる。情報収集のモットーは幅広くである。

情報収集はあくまで手段である。目的にしてはならない。

・自分の失敗も前例としてどんどん活用する。

失敗したらきちんと検証することが大切である。

自分が悪いのだという前提で原因を分析していく。
自分が悪いという前提に立てば、失敗をおかさないための
様々な方策が出てきやすくなる。

・失敗は常に目に見える形で残しておく。

6.仕事をふることで時間を生み出す

・仕事を人に振ることで自分の時間を確保できる

・本当に重要な仕事に集中する。

・仕事は誰に振ってもいいわけではない。
 こちらの意図を、少ない言葉でもきちんと理解し、それを的確に実行してくれる人かどうか。

意図するものを共有できるか。

暇な人ややる気のない人に仕事をふってはいけない。

・仕事のゴールがわかれば創意工夫ができる。
 仕事は大きな全体像を示すだけでなく、それぞれの仕事についてゴールも伝える。

仕事のゴールがわかれば無駄な作業もなくなる。

あなただから頼むというスタンスが大事である。
相手をやる気にさせる頼み方である。

この仕事は簡単だから誰にでもできるは相手のやる気をそぐ。

7.頭のいい人の人を動かす交渉術

・膠着状態のときこそコミュニケーション能力がモノを言う。

人を動かすには戦略が必要。

人間関係に働きかけるとき、利害を調整して、折り合いをつけることが
重要になる。

・相手の立場になって次の動きを予測する

相手の靴を履いてみることが大切である。

交渉で大事なことは相手を見ることである。

自分の言い分ばかりいっていては相手と折り合いはつかない。

両者が納得できる選択肢を探す。

敵はどの選択肢だったら動きやすいのか検討し、その中から
こちらが受け入れられるものを選んでいく。

・人は報奨がなければ動いてくれない。

人はモチベーションがなければ動いてくれない。

報奨が具体的でなければならない。

具体的にイメージできるものを報奨にする。

確実に与えられる報奨でないと、相手から信用を失う。

信頼関係を築くことが一番大事である。

相手の欲しているものをあげない戦略。
タイミングを見る柔軟性。つまり相手の様子を見ながらいつ与える
のがベストかコントロールしていく。

・最初に話すべきは悪いこと。言うべきことにも順序がある。最悪のシナリオを示す。
 最初から相手の期待値を下げておく。

・物事を話すベストタイミング。相手を疲れさせて、気持ちが変わるタイミングを見る。

・損して得取れという交渉術。

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