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上司力×部下力 佐々木常夫

1.計画的に仕事をしてムダを減らそう

・まずは徹底的に無駄を洗い出してみよう
仕事をする前にこれは1週間で終わらせるなど目標を設定する。
仕事にとりかかる前にまずはその業務がどれくらいの日数で
終わるのか、それを計算することが大切になる。

上司
自分のチームのどこに無駄とムラがあるのかをまず洗い出す。
洗い出しが終わったら、それぞれの作業に実際かかった日数を
検証して、重要でないものに時間をかけすぎ。
重要なことに時間をかけなさすぎを分析する。

部下
新しいごとをが決まったら、いきなり着手しないで、まずは
スケジュールを組もう。
全体の工程がどのくらいで、いつまでに何を終わらせるのかを
明確に決めよう。
そしてそれを上司に報告。自分の仕事の量と内容を
上司に明確に伝えることが大切。

目標を設定しない仕事は仕事ではない。
効率的に仕事をするために大切なのはすぐに走り出さないことである。
動き出す前に考える。これが効率的に仕事を処理する鉄則である。

最短距離でゴールするためにはどうしたらいいかを考えて無駄のない
計画を立てる。

上司
戦略的計画立案は仕事を半分に減らすことを部下に周知徹底させる。
部下に計画立案を提出してもらい。その内容の優先順位を確認して
的確な指示を出す。

部下
与えられたスケジュールを逆算して、いつまでに何を終わらせる
べきか上司に確認する。締切りを上司に確認したら、仕事を細分化
してToDOリストを作成する。

効率的な目標にはまず3を意識する。
3年を基本として仕事の計画を立てる。
3年後の目標、年間目標、月間目標、週間目標、今日の目標。

上司
年頭所感として目標を書き、計画を明確にする。
そして途中でそれを見て振り返り軌道修正する。
年頭所感はなるべくポイントを箇条書きにする。
A4で1枚。6~7項目を書き出す。

部下
自分の所属している部署のミッションは何か。
そしてそれをいつまでに完了させるのか。
そのために自分のやることは何かを明確にする。
他の部署と業務内容を共有しておく。

・計画にはゲーム感覚と振り返りが重要

最初に立てた計画通りに最後まで滞りなく進むプロジェクト
はほとんどない。

仕事とは現状を把握し将来何が起きるか予測して、戦略を立て
実行する。これの繰り返しである。予想と計画がずれたら、その都度
補正していけばいい。分析する習慣を身に付けていると、先を予測
する洞察力を養うことができる。

上司
ビジネスとは予測のゲームであることを部下に伝える。
1年後の結果を予測して、実際にそれが当たったか外れたかを検証して
それはなぜかを考える。分析を習慣にすれば、先を見通す力がつく。

部下
予測が間違っていたら、その理由を考えて次の業務に活かす。
仕事を終えたら、必ず結果をフォローアップして次につなげる。

・資料作成も計画的にやるのが基本である。

全体構想図によってプロジェクトの全体像がまるで鳥の視点で鳥瞰
できるようになると、全体のストーリーが適切か否かがわかるのと
同時に思いがけない問題点を見つけることができる。

上司力
大きなプロジェクトは最初に全体構想図を作る。A3の紙を4分割して
シンプルに。それを元にまずプロジェクト全体を俯瞰して全体の流れが
適切か判断する。

部下
上司が全体構想図を作ったら、その資料のポイントがどこにあるのか
過去の資料を参考にして、効率的な資料作りを研究する。

・締め切りは7がキーワード

本当の締切日を締切日にしてはいけません。
本当のデッドラインよりも7日。つまり1週間前に締切日を設定することが
ポイントである。締切りを前倒しすると不測の事態に備えられる。

上司
部下に対して、その仕事の本当の締切りよりも
1週間早い締切りを伝える。小さな仕事であれば、3日前でもOK.

部下
上司から言われた締切りを守るのは当然だが。
その締切りよりも数日前に終わらせるのが理想的。
数日寝かせて、再び見直して修正がないか確認。

・カレンダー手帳で2か月先まで見通す。

予定は2か月先までが見えるようにする。
自分の予定を毎日見ることがポイント。
見ることで仕事のおおまかな流れをつかむ。

予定は卓上カレンダーと手帳をつかって確認する。

メモとして使う小さな手帳は毎日持ち歩く。

小さな手帳には、メモ用紙を数枚はさんでおく。
メモ用紙には仮の予定や片付けるべき仕事のToDOリストを
書き込む。

・使える時間は3割と考える。

上司
使える時間は3割ということを意識して、大事な資料作成などの
際は、自分へのアポを入れる。
その時間は雑音を消すため電話や会議に出ない。
メールや書類を見ない。人に会わないの3つをこころがける。
仕事の効率化のため、在宅勤務を会社に推奨してみる。

部下
使える時間は3割ということを意識して、どこでその業務を行うか
カレンダーで確認。
その仕事をする際には自分へのアポを予定に書きこむ。
会社にいると雑音がはいるようであれば外での打ち合わせをする
というこおtで喫茶店などで仕事を片付ける。

2.何が必要で何が不要かを見極める

・仕事の重要度を見分けよう

上司
部下に仕事を任せる際は要求レベルを確実に伝える
仕事の目的を明確に伝えれば、部下の仕事も効率化される。

部下
上司に任された仕事は重要度、締切り、品質3つのポイントを
確認してから業務に取り掛かる。
難易度の高い仕事は、途中経過を上司に報告。
軌道修正しながら最短距離仕上げる。

・手抜きのプロになろう。

仕事の目的は丁寧さではなく結果です。重要度を見分けて
重要度の高い仕事に時間を使い。低い仕事にはどう手を抜く
のかを考え極力時間を使わないで処理することが必要である。

上司
まずは仕事の優先順位を決める
つぎのその仕事を4つに仕分けする。そして自分ですぐやるべき
仕事から着手する。

部下
上司から与えられた仕事の重要度は、どのくらいのレベルなのか
まず考える。重要な仕事に時間を使い。そうでないものはスピードを
優先して処理をする。

・現場主義にこだわろう

上司
部下に会議の議事録を書いてもらう場合には自分で要点を
箇条書きにしたメモを渡す。
メモは渡しっぱなしにしないでどこが要点なのか伝える。
議事録は会議の行われたその日のうちに仕上げるのを是とする。

部下
議事録は会議が終わったあとから書き始める。
会議中に要点をまとめておく。
会議が終わったら机に戻らず、その場で議事録を作成してしまう。
出張報告は移動中に仕上げる。帰社した後だと記憶が薄れて
精度が落ちると心得る。

・思い込みはすべてを台無しにする

不確実なことは必ず確認をとること。
それは本当に事実か。
どんな小さな仕事でも正しく事実を見極めるところからスタートする。

上司
部下に指示を出す言葉は、定性的で曖昧な言葉ではなく
定量的で具体的な言葉を心掛ける。
難しい仕事であるならば、仕事の途中でも方向性を確認する
ために部下に声をかけて進捗を聞く。

部下
直感的な憶測で仕事をしない。思い込みは全てを台無しにする
ことを忘れない。それは本当に真実かを口癖に本当の真実は
何かを正しく見極めて業務を遂行する。

・あうんの呼吸より4W1Hを大切に

上司
部下に指示を出す際は4W1Hを明確に伝える。
自分の指示の曖昧さで部下が振り回されていないか、仕事を振る
時、更に途中でも確認してフォローする。

部下
上司の指示に曖昧な部分があったら、気兼ねせず不明な点
は必ず聞いてから動く。当て推量や暗黙の了解で動かない。

・伝えるときは手短に要点だけを意識する。

上司
自分が何かを話す際には簡にして要を得るを忘れない。
会議などで部下の報告を受ける場合には事前に制限時間を伝える。

部下
上司は忙しい存在だということを念頭に置く。
会議で発言することは事前に箇条書きにしてメモしておく。
伝える際には結論まっしぐらを意識する。

・正しいメモ術は生産性を何倍にもあげる

メモが大切なのは情報を身に付けるから。
手書きで書くという行為がとても大切である。
手で書くことは覚えることである。

メモはノート一冊にまとめること。
メモは手書きがベスト。書くと覚えるという効能を最大限いかす。
書きっぱなしは書いていないのと同じ。書いたら隙間時間で読み返す。
そうすると書いたことは覚える。
記憶すればわざわざ調べる必要がなくなるので仕事の効率化に繋がる。

・失敗と挑戦の反復だけが成功へと導く

失敗がなければ人は成長しない。

上司
部下が失敗しても甘い態度は間違い。
甘い態度はミスを繰り返す原因になる。
部下が失敗したら正面で説教、横から情で支え背後から恐怖をにおわせる。

部下
失敗と挑戦の繰り返しでしか成長はないことを心得る。
失敗したら上司に報告。何が原因だったかを自分なりに分析する。
上司に怒られたら、なぜ怒られたのか論理的に考えてみる。
二度とミスしない方法を考えて実践する。

3.仕事の効率化に徹底してこだわろう

・伝達は文書でにこだわろう

・時間はつくるものと考えよ

時間は先回りすることでつくることができる。
始業前の時間は宝の時間と思う。ギリギリ出社を改めて1時間早く席に着く。
始業時間前に女装していれば始業時間には全速力を出せる。
全てにおいて先手の行動を心掛ければ無駄な時間をなくせる。

・0から仕事をはじめない

会社の仕事というのは、その多くが同じことの繰り返しである。

仕事はゼロから始めるより3や5から始めた方がゴールに早く辿り着く。
そのためには模倣もよしと心掛ける。
幼稚なイノベーションよりも優れたイミテーションの繰り返しの方が
素晴らしい発明を生み出すことを忘れない。

・書類探しの時間は無駄と心得る。

デスクの乱れは脳内の乱れ。整理整頓できない人に仕事はできないと心得る。
資料の7割はムダと考え、不要な資料は次々と処分する。
残しておくべき3割の資料もルールを決めて整理整頓。
必要な時に探さなくても出せるようファイリングしておく。
探す時間の短縮が定時に帰る一助となる。

・名刺は目的を考えて整理する

名刺の整理一つとってもその用途は何かを考えて整理する。

効率よく整理すれば、後でその名刺を探す際にも最短距離で
目的の名刺にたどりつく。

名刺の整理は使うときのことを考えて、人間の記憶の特性に
合わせた思考法がよい。

・電子データも効率化にこだわる

紙の書類だけでなく、パソコンの中のデータも徹底的に整理する
電子書類の保管はルールをつくり、階層構造にして保存。ファイルには
開かなくてもわかる名前をつける。

電子メールも探す手間を極力なくするルールをつくり整理する。

・メールも相手をおもいやる

・会議は時短にとことんこだわる

・効率化の土台になるのは信頼関係である

上司
部下との信頼関係を築き上げることに力を注ぐ。
定期的に面接を行い話せる関係になる。
そのためにこの上司なら秘密を守ってくれるという信頼感が大切。

部下
苦手な上司でも反発するだけではダメ。
気持ちを抑えて上司の言い分を聞く姿勢を。
上司とうまくやろうという雰囲気を出せば、相手から歩み寄ってくる。
でもこんな上司にはならないという気持ちは忘れずに。

・信頼に不可欠な一つのこと

信頼の土台となっているのは真摯さである。

周囲の人との信頼は真摯な行動を積み重ねた結果が生まれる。

上司
礼儀正しさは最大の攻撃力と心得る。
成功する人は規律を重んじる。

部下
煙たがられてもいいので、上司とは正しいコミュニケーションをとる。
そしてそれを習慣化する。例え上司に振られた仕事でも他人事ではなく
自分事ととられて真摯に対応する。

・任せることで時間は生まれる

プレイングマネージャーという考えは悪である。
自部員でやるべき仕事、部下に任せられる仕事を徹底的に区別する。
部下ができる仕事をは絶対に自分でやらない。
任せることが部下の成長につながる。
マネージャーは部下から仕事を奪う存在になってはいけない。
部下の成長を常に考える。

・良い習慣を身に付ける。それを続けることが大切。

自分が毎日しているよい行動は意識的に毎日続ける。
そしてそれを習慣にすること。

努力は才能を超えると信じること。毎日よい習慣を
繰り返せば、ある時それが才能を超える。

・無駄な仕事をどう捨てるのか。

会議に出ない。書類を読まない。人に合わない。
3ないを実行すると、自分に不必要な業務が減る場合がある。

会議も効率化を考える。同じような業務する人間が何人も出る
必要はないし、あとで報告書をもらえばいい。

3ない仕事術は得意先との関係性や上司の考えと異なることで
トラブルになる危険があるので慎重をこころがける。

・仕事は私物化しない。

仕事の私物化は複雑化につながり、それが非効率につながる。

他の人でも処理できる状態。シンプルな状態にしておくことが大切。

仕事は一人でやっているのではないことを念頭に置き、仕事の抱え込み
は悪だと考える。

4.部下は上司に上司は部下にどう向き合うのか

・上司だって一人の人間だ

サラリーマンである以上部下は上司を選べないことを心に刻む。

憎たらしい上司といえども一人の人間だと思う。

一人の人間だと思っていったん許す心を抱く。

上司も自分に理想の部下像を抱いているかもしれないと考えると
お互い様だと思える。

・部下に褒められて嫌な上司はいない

上司も人間だ。部下に褒められて悪い気はしないと考えよう。
どんな憎たらしい上司でも、こちらから歩み寄ることが大切。
直接褒めることができなければ、間接的に上司の耳に入れる
こともテクニックである。仕事の基本は意志疎通。上司と仲良くなるに
こしたことはない。

・部下力の基本は4つである。

①上司の注文を聞く

②上司の強みを自分に活かす

③上司の性格を見分けて対応する

④上司を驚かせる行動をとらない

・上司に抗うことも時には必要だ

仕事で納得がいかないことがあれば、上司に論理的に相談する。
決して感情的になってはいけない。
上司にもきずかないことがあったりする。部下に指摘されてきずく悪い点もある。
納得のいかないことは自分の出世の糧とする。理不尽な上司を
反面教師にすることは大切である。

手短な相談をレギュラー化する。

上司とのコミュニケーションは不定期よりも、手短に、定期的に、が効率化につながる。

自分都合の時間ではなく、上司の時間に合わせる。

上司は多忙である。よって報告は手短にする。
箇条書きにしてペーパーに落とし込む。
手短で定期的な報告を繰り返すと信頼が生まれ、報告なしでも円滑に仕事が回りだす。

・上司の上司へ接近しよう

・上司とは何かを考え上司と接する




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